Nhân viên kế toán mua hàng

1. Nhiệm vụ chung

- Đảm bảo quá trình hoạt động của phòng mua hàng được trôi chảy.

- Thể hiện tính chuyên nghiệp trong mọi hoat động thông qua kết quả mua hàng với giá hợp lý và chất lượng tối ưu nhất.

- Thực hiện quy trình mua hàng và duy trì, đảm bảo việc tuân thủ các chính sách mua hàng.

- Bổ sung các quy trình, chính sách và kế hoạch mua hàng.

- Thu thập báo giá từ các nhà cung cấp để lập ra các báo cáo so sánh, phân tích từng nhà cung cấp về nhu cầu và khả năng cung cấp để tìm ra nhà cung cấp tối ưu nhất.

- Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ công tác mua hàng toàn Tập đoàn.

2. Nhiệm vụ chức năng

- Chuẩn bị đơn hàng dựa vào các yêu cầu mua hàng đã được duyệt.

- Trong trường hợp cần gấp, nhân viên mua hàng trực tiếp mua hàng cho bộ phận dựa trên đơn hàng đã được duyệt.

- Lập báo cáo mua hàng bằng tiền mặt để thủ quỹ hoàn tiền.

- Chuẩn bị đủ quỹ tiền mặt để phục vụ mua hàng gấp.

- Lưu và bảo quản hồ sơ khách hàng tối ưu nhất trong đó bao gồm lưu hợp đồng mua hàng và lập danh sách theo dõi hàng ngày.

- Lưu và bảo quản đơn hàng theo bộ phận và ngày đơn hàng được duyệt.

- Thu thập chứng từ mua hàng hàng ngày từ hộp đựng giấy tờ quy định.

- Kiểm tra và gửi yêu cầu mua hàng cho Tổng Giám đốc và Giám đốc mua hàng duyệt.

- Lập yêu cầu mua hàng cho các mặt hàng kho tổng (đồ văn phòng phẩm, đồ in ấn…), kho hoá chất, bếp, nhà hàng… theo các bước:

      + Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận.

      + Điền đầy đủ các thông tin cần thiết lên yêu cầu mua hàng.

      + Đặt hàng sau khi đơn hàng đã được duyệt.

      + Theo dõi việc giao hàng với khách hàng đến khi hàng đặt được

         giao.

- Xem xét các yêu cầu mua hàng, ghi nhớ thời hạn cần mua, tiêu chuẩn, số lượng để được hưởng chiết khấu, ngân sách mua hàng.

- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng/ trạng thái của tất cả các đơn đặt hàng bao gồm giao nhận, bảo hành, thiệt hại và bảo hiểm, kiểm tra chất lượng dịch vụ cung cấp. Xử lý các vấn đề phát sinh như việc không cung cấp hàng đúng tiến độ, hàng hóa bị thiếu hoặc bị hư hỏng…

- Hỗ trợ việc kiểm tra các chi tiết kỹ thuật cho các thiết bị, vật liệu và dịch vụ được mua.

- Tham gia phân tích giá trị hàng đang mua để cố gắng tiết kiệm chi phí.

- Quản lý danh sách nhà cung cấp đã được duyệt để mua hàng đúng nhà cung cấp.

- Nắm thông tin về tiến bộ kỹ thuật trong mảng việc của mình và xem xét những mặt hàng có giá thấp hơn nhưng phù hợp với người sử dụng để thay thế cho mặt hàng đang yêu cầu mua.

- Giữ mối quan hệ với nhà cung cấp để thu được lợi ích tối đa trong mua hàng.

- Thu thập báo giá, chọn lưạ nhà cung cấp với giá hợp lý nhất.

- Phát triển hệ thống nhà cung cấp.

- Duy trì định hướng thị trường và duy trì sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp.

- Đảm bảo nhà cung cấp giữ cam kết và lời hứa của họ.

- Kết hợp với các tổ chức và hệ thống bán hàng lớn để thực hiện việc mua hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng.

- Lưu giữ hồ sơ mua hàng:

     + Hồ sơ mua hàng

     + Nhà cung cấp

     + Đặc điểm hàng hóa

    + Hệ thống mẫu biểu

- Tiến hành khảo giá thị trường hàng tháng và đưa ra sự so sánh với giá đang áp dụng.

- Lập các báo cáo so sánh cho các mặt hàng cần mua để có sự lựa chọn đúng đắn.

- Chịu trách nhiệm đảm bảo sức khỏe và an toàn, chất lượng và các yêu cầu pháp lý khác của hàng hóa dịch vụ mua vào.

-Hỗ trợ xử lý thanh toán với các nhà cung cấp.

- Đầu mối liên lạc giữa nhà cung cấp, các khách sạn và các phòng ban nội bộ liên quan.

- Hỗ trợ, phê duyệt các đơn hàng của các khách sạn.

- Hỗ trợ tìm kiếm nhà cung cấp, liên hệ báo giá cho khách sạn khi cần.

- Lên danh sách và mua hàng cho các khách sạn mới.

- Hỗ trợ nhận hàng cho khách sạn chuẩn bị khai trương.

- Kiểm tra, rà soát hoạt động mua hàng của các khách sạn.

- Kiểm tra, giám sát công việc của nhân viên mua hàng.

- Xây dựng và thương lượng các điều khoản, điều kiện hợp đồng với các nhà cung cấp.

- Nắm bắt được các chính sách và quy định đối với hàng nhập khẩu.

- Kiểm soát được các mặt hàng mua lặp lại để thương thảo giảm giá.

- Nâng cao kỹ năng về thương thảo giá.

3. Kiểm soát

- Kiểm soát tốt các công việc nêu trên.

- Đảm bảo việc theo dõi hệ thống báo cáo, biểu mẫu đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản trị tài chính của Tập đoàn.

- Lưu giữ cẩn thận tất cả các báo cáo, hợp đồng, các hồ sơ pháp lý và tài liệu được giao

4. Ra quyết định

- Đưa ra các ý kiến về việc tăng cường chất lượng mua hàng hàng để cấp trên xem xét áp dụng.

- Tuân thủ các chính sách đã phát hành

- Thực hiện và truyền đạt các quyết định nhanh chóng và có tính chuyên nghiệp

5. Môi trường làm việc

- Phát triển và duy trì mối quan hệ công việc tốt trong nội bộ và giữa các bộ phận.

- Phát triển và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp tiềm năng..

6. Kỹ năng lãnh đạo

- Luôn luôn có tính cầu thị, học hỏi để vươn lên.

-Truyền đạt tất cả thông tin liên quan cho các cấp trên và dưới.

7. Trách nhiệm hành chính

- Liên kết chặt chẽ với các bộ phận sử dụng.

8. Quan hệ

-  Đưa ra những nhận xét, giúp đỡ bộ phận sử dụng trong việc nhận định và định rõ mặt hàng yêu cầu.

- Giữ quan hệ tốt với các nhà cung cấp.

9. Trách nhiệm về nhân sự

- Hỗ trợ nhân sự các khách sạn trong việc mua hàng.

- Tổ chức các khoá huấn luyện cho nhân viên trong việc mua hàng.

10. Cấp quản lý trực tiếp

- Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc mua hàng.

11. Thay thế và nhiệm vụ tạm thời

- Sẵn sàng và có trách nhiệm khi được cấp trên giao cho bất kỳ nhiệm vụ nào khác

- Bản mô tả công việc này chỉ liệt kê một số công việc chính mà chưa liệt kê được hết toàn bộ công việc. Ban giám đốc có thể giao cho nhân viên bất kỳ công việc nào khác theo yêu cầu cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh

1. Trình độ học vấn/ Trình độ chuyên môn: Từ đại học trở lên

2. Kinh nghiệm liên quan tới vị trí: ≥ 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mua hàng tại khách sạn/ tổ chức.

3. Phẩm chất cá nhân/ Thái độ làm việc

- Có tư duy logic, phân tích và tổng hợp vấn đề tốt

- Trung thực, công bằng, thẳng thắn, quyết đoán

4. Các kỹ năng cơ bản

- Có năng lực về tổ chức, làm việc nhóm

- Kỹ năng thuyết trình, giao tiếp tốt

5. Các kiến thức, kỹ năng bổ sung khác (ngoại ngữ, kỹ thuật…)

- Tiếng Anh thành thạo; sử dụng tin học văn phòng thành thạo

- Có hiểu biết căn bản về lĩnh vực dịch vụ khách sạn.